Бухгалтерский форум

Работник, в том числе учредитель, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет (форма N АО-1) в течение трех рабочих дней со дня <пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У> истечения срока, на который выданы деньги.

Данный срок может быть установлен в заявлении лица, которое просит выдать ему деньги под отчет. Руководитель организации может подтвердить срок, на который работник просит средства, продлить либо сократить его. Также срок, на который выданы деньги, может быть установлен в локальном нормативном акте организации.

В Указании Банка РФ № 3210-У (как и в иных нормативных актах) нет каких-либо ограничений по длительности срока, на который могут быть выданы деньги работнику. Однако организация должна обеспечить сохранность наличных при ведении кассовых операций <п.7 Указания № 3210-У>. Поэтому – чтобы у проверяющих не возникло сомнений в том, что деньги взяты под отчет, а не присвоены работником или использованы на личные цели, - рекомендуем установить в организации правила с ясными сроками представления отчета об израсходованных суммах. К таким отчетам должны прилагаться первичные документы.

Некоторые судьи считают долг по подотчетным суммам лишь долгом работника перед организацией (особенно, если он не взаимозависим по отношению к организации), а не его доходом. И отказывают инспекторам в начислении «доходных» налогов <Постановление АС ЦО от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016>. 

Однако в ситуациях, подобных вашей – когда работники являются взаимозависимыми по отношению к организации (могут влиять на принятие решений), проверяющие могут счесть, что снятие учредителями-работниками денег с корпоративных банковских карт представляет собой получение ими дохода. В результате (если учредители не смогут представить документы, подтверждающие расходование денег на нужды организации), инспекция при проведении проверки может предъявить претензии по НДФЛ и страховым взносам. Попутно могут быть начислены пени и штрафы. 

Схожая ситуация была рассмотрена Президиумом ВАС РФ в Постановлении от 05.03.2013 N 14376/12: директор и его родственник систематически получали деньги под отчет. Документов, подтверждающих расходование по целевому назначению нескольких десятков миллионов рублей не было: имелись лишь авансовые отчеты без первичных документов, подтверждающие оплату товарно-материальных ценностей. В результате ВАС согласился с инспекцией, что полученные директором и его родственником суммы являются доходами. И с них неправомерно не удержан НДФЛ. Были и другие аналогичные судебные решения <Постановление АС СЗО от 14.07.2016 N Ф07-5021/2016>.